Als Rezeptionistin (und als Informatikerin) kann ich dir das gerne erklären. Die Hotelsoftware, mit der ein Hotel arbeitet ist meist nur für „interne“ Sachen verantwortlich. Also: Buchungen anzeigen, Anzahlungen, Adressen und das Erstellen der Rechnungen. Was ein Hotelprogramm entweder gar nicht oder nur eingeschränkt macht, ist die Kommunikation mit Onlineportalen. Diese gibt es heutzutage wie Sand am Meer, und jedes einzelne hat eine andere technische Lösung dafür, Buchungsdaten zu übermitteln. Deshalb geht die Kommunikation heutzutage über ein separates Programm. Den sogenannten „Channel Manager“.
Und hier ist auch das Problem. Auf der einen Seite ist die Rezeptionistin, die gerade telefonisch eine Buchung aufnimmt, und auf der anderen Seite der Kunde, der gerade eine Online Buchung vornimmt.

Was jetzt passiert nennt man im Computerjargon eine „Kollision“. Zwei zeitgleiche Buchungen desselben Artikels. Das Problem hier ist die Latenzzeit. Zur Zeit der Anfrage der Onlinebuchung ist das Zimmer noch frei. Es wird vom Kunden gebucht und zeitgleich wird auch die Bestätigung gesendet – während die Rezeptionistin ihre eigene telefonische Buchung gerade abspeichert. Erst kurz danach erreicht die Rezeptionistin die Meldung, dass eine Buchung eingegangen ist – weil die Verarbeitung durch den Channel Manager eben auch seine paar Sekunden benötigt.

Im Idealfall ist noch ein weiteres Zimmer frei, und der Kunde wird – ohne dass er dies mitbekommt – in ein anderes, qualitativ gleichwertiges Zimmer geschoben. Wenn das Hotel voll ist, müssen wir die Kunden bitten ihre Onlinebuchung zu stornieren. Das ist immer äußerst unangenehm, aber wir können leider auch nicht noch schnell ein extra Zimmer dranbauen.
Dies kommt leider häufiger vor als man denkt, aber richtig auffallen tut es nur wirklich bei der Hochsaison, wenn man komplett ausgebucht ist. Als Rezeptionistin kann ich nur raten beim Hotel direkt nachzufragen und nicht über die Plattform.